Guía de Productividad AP: Armas Elegidas I

Este post es parte de una serie de 6 artículos sobre productividad.

Si ahora mismo te confunde estar leyendo esto en el blog de un artista de VFX, te recomendaría que empieces desde la primera parte, donde te introduzco el contexto. Por lo demás, puedes ver aquí todos los artículos en orden, en caso de que prefieras saltar a una parte específica una vez que estén todas disponibles. ¡Espero que te gusten!

En esta parte pasaré a abordar las herramientas que utilizo para la productividad. Este seguramente sea el conjunto de decisiones más personal de todo el tópico, ya que afortunadamente hay miles de posibilidades de software y hardware increíbles en el mercado, y cada persona se sentirá atraída por un conjunto único de características en las herramientas que decida (y logre) utilizar.

Como mencioné anteriormente, a mi me atrae mucho la simplicidad, la eficiencia y la belleza. Y también amo la tecnología y la automatización en igual medida, así que esto probablemente se refleje en la configuración exacta hacia la que terminé gravitando.

Tu sistema puede ser completamente distinto y aún así ser lo que más contribuye a tu propia productividad, así que por favor toma esto simplemente como un conjunto de herramientas elegidas por otra persona y en un momento específico en el tiempo... y como mucho, como un ejemplo de detalles que podrías considerar al planificar lo que mejor funciona para tu propio sistema.

Por cierto, no tengo incentivo económico para nada de esto, y es solo una recopilación cruda de mis pensamientos, como de costumbre. Así que... sin más preámbulos, ¡hablemos de algunas herramientas!

"Las religiones disparatadas y las armas antiguas no son rival para una buena pistola láser a tu lado, chaval."

Han Solo

(Star Wars IV - Una Nueva Esperanza)

Things 3

Things es mi gestor de tareas favorito. Es una app limpia y súper bonita (aunque solo para Apple) para toda la captura y gestión de tareas.

Por qué la uso:

Lo que me encanta de Things es que, aunque bajo el capó es bien potente, siempre se limita a lo básico.

Le faltan características que aficionados a la productividad podrían echar de menos, como opciones de colaboración, recordatorios basados en la ubicación, incrustación de imágenes o subáreas. Sin embargo, esto también aporta una sencillez añadida y una sensación de "úsalo simplemente para lo que es" que sorprendentemente yo encuentro liberadora. Ayuda a no abrumar tus posibilidades y sacar el máximo partido de las funciones básicas que tiene. Y lo que hace, lo hace de una manera tan bonita y simple que al menos para mí resulta una experiencia súper agradable añadir tareas, moverlas y marcarlas como completadas, que si lo piensas, es el 90% de aquello a lo que todo se reduce.

Además, Things 3 es una aplicación offline-first (que prioriza siempre guardar la info sin conexión), y sincroniza entre tus dispositivos a través de su propia nube. Súper rápido abrir la aplicación y añadir nuevas tareas.

Cómo la uso:

Mis flujos de trabajo personales con Things están mayormente inspirados por la típica metodología GTD, para la cual la herramienta está muy bien diseñada:

  1. Captura:
    Tengo una configuración de captura súper rápida desde el iPhone (a través de widgets, Siri e incluso en la misma pantalla de bloqueo) y desde el Mac (con un atajo), así que cada vez que tengo una idea que me gustaría anotar como tarea, puedo hacerlo en un instante, añadiéndola a la bandeja de entrada en Things.
¡La pantalla de bloqueo del iPhone es un lugar perfecto para captura rápida!
  1. Procesado:
    Luego, cada mañana lo primero que hago es dedicar unos minutos (5-10) a revisar la bandeja de entrada y procesarla (generalmente en el Mac): clarificando, programando, etiquetando y moviendo las tareas pendientes a sus respectivas áreas o proyectos. Tengo diferentes proyectos dentro de cada área, así como algunos "proyectos en curso" que no están destinados a completarse. Un emoji junto al nombre del proyecto es mi forma de saber que es un proyecto que no será como completado. Estas son las áreas que utilizo en este momento:
"OS" es mi área para proyectos recurrentes que ayudan a organizar mi vida.
Plan diario, revisión semanal y cosas así.

A continuación, también puedes ver las etiquetas que uso (y los atajos que tengo asignados a cada una).Las etiquetas son una característica muy poderosa para mí, y su objetivo no es perder tiempo sobrecategorizando todo, sino lograr una memoria muscular, entrenada para asignar rápidamente las tareas a contextos de forma que luego puedas filtrar las tareas que son relevantes para cada momento y lugar.

Mi procesado de tareas también incluye programarlas. Para esto sigo una lógica simple:

  • Si debe hacerse en una fecha específica, establecer la fecha.
  • Si debe completarse antes de una fecha específica, no establecer la fecha sino un deadline.
  • Si no tiene una fecha pero aún así quiero hacerlo, con dejarlo estar pasará a Anytime (la sección que reviso todos los días después de completar las tareas de Today).
  • Si es una tarea que simplemente me gustaría (como deseo) hacer en algún momento en el futuro, la coloco en Someday, para que no me robe la atención de las cosas más inmediatas.
  1. Planificar el día:
    Tras terminar de procesar la bandeja de entrada, procedo a ver las tareas de hoy (Today) y decido cómo organizar el día. Esto me permite programar los bloques de tiempo, sin perderme nada importante. En la siguiente parte mostraré cómo utilizo una integración guay que Things tiene con el Calendario de Apple para crear los bloques de tiempo.

  2. ¡Hacer cosas!
    Después, a lo largo del día básicamente iré comprobando lo que tengo que hacer (haciendo uso de los filtros para ver solo lo que es relevante ahora mismo) y haciéndolo, y después tachando las tareas de una en una de la vista de hoy (Today) en Things. Además, cada pocas horas dedico un momento para evaluar si estoy empleando bien mi tiempo (haciendo algo relevante y siendo eficiente en ello) o quizás debería cambiar a otra cosa. Y finalmente, si consigo completar todas las tareas de Today, paso a las de Anytime y veo qué tareas podría abordar a continuación. Por suerte, ya estarán más o menos ordenadas por prioridad.

  3. Revisión:
    Esta es una de las partes más infravaloradas y a la vez importantes del proceso, ya que asegura que el sistema funciona sin problemas. Normalmente hago una revisión por semana, alrededor del viernes, y esto implica repasar las diferentes áreas, proyectos y tareas, y evaluar si todo lo importante se ha hecho, si he perdido tiempo en partes que no importaban y qué cosas he hecho bien. También lo utilizo como una oportunidad para revisar todas las tareas futuras y ver cuáles ya no son relevantes, cuáles puedo archivar o posponer (convirtiéndolo en un deseo futuro para dejar espacio para asuntos más urgentes), y finalmente para ordenar rápidamente las tareas para "hacer a continuación" (Do Next), arrastrándolas arriba y abajo en orden de prioridad. Esta revisión nunca me lleva más de 15-20 minutos (excepto que me haya saltado varias seguidas...) y es solo una vez por semana.

 

Finalmente, para cualquier tarea que sea recurrente, establezco un intervalo de repetición, de modo que vuelva a aparecer cada vez que haga falta. Por ejemplo, tengo una tarea de "Daily Plan" que corresponde al proceso matutino que he explicado antes, y ésta se repite todas las mañanas.

Esta es por encima mi forma de usar Things. He intentado hacer un resumen breve... seguramente sea mucha información de golpe, pero en este artículo quería aprovechar para hablar de las herramientas. Además, los flujos de trabajo que cada persona prefiera podrán ser completamente distintos.

En general, yo intentaría recordar que normalmente simple es mejor que complejo.

Alternativas:

He probado muchos gestores de tareas en el pasado (TickTick, Omnifocus, Recordatorios, etc.) y puedo ver cómo cada uno de ellos trae fortalezas únicas.

Probablemente mi segundo favorito sería Todoist, ya que es muy similar a Things pero ofrece muchas más opciones, y también es multiplataforma (Apple, Windows, Android e incluso Linux). Sin embargo, hasta ahora nada supera los aspectos que me encantan de Things. Y aunque utilice una máquina Linux o Windows en el trabajo, siempre tengo mi iPhone conmigo, así que nunca estoy lejos de mis tareas.

Mucha capacidad mental delegada a esta app 🧠❤️

Precio:

Things 3 es un producto de pago, con un pago único de alrededor de 10€ para iPhone, 25€ para iPad y 60€ para Mac. Esto será muy personal, pero para mis necesidades, claramente vale la pena.

Bear 2

Bear es mi arma elegida para capturar y desarrollar notas en general, antes de que encuentren su camino en la estructura de Notion (aunque la mayoría de las veces ni siquiera necesitan llegar a ella).

Por qué la uso:

Bear es solo para Apple, y basado en una suscripción, pero de nuevo... sencillo, rápido y bonito. Y para mí, eso es suficiente para superar todas las alternativas. Y desde que lanzaron Bear 2.0, es con diferencia el editor de Markdown nativo más fluido que he probado jamás.

Simplemente da gusto escribir en Bear, y puedes adivinar dónde estoy escribiendo ahora mismo.

Igual que Things, Bear 2 es offline-first (las notas se guardan localmente) pero también se sincroniza entre dispositivos a través de tu almacenamiento en iCloud. Es increíblemente rápido de lanzar en iPhone, iPad y Mac, y ofrece atajos rápidos en todos los dispositivos. Te permite categorizar todas las notas por etiquetas, subetiquetas y enlazar entre páginas. Y luego permite obtener información útil para cada página, e incluso backlinks ("qué páginas enlazan a esta"). Y finalmente, exporta tus notas en tu formato favorito.

Cómo la uso:

En resumen, trato a Bear como el principal punto de entrada para información no accionable. Pensamientos, reflexiones, notas durante una llamada aleatoria, ¡etc! Es tan rápido abrir una nueva nota que incluso supera tener un cuaderno abierto sobre la mesa.

Luego, me aseguro de etiquetar rápidamente mis notas de manera que caigan en la categoría correcta "para cuando llegue el momento".

No soy demasiado "jardinero de notas", ya que solo tiendo a estar interesado en el sistema o proyecto actual entre manos. Sin embargo, un simple etiquetado y enlazado entre notas resulta muy práctico y apenas requiere esfuerzo extra. Ahora mismo, por ejemplo, estoy escribiendo este artículo en una nota de Bear con algunos enlaces a las otras notas y referencias relacionadas, y las únicas etiquetas en la nota son #blog y #draft.

Uso Bear como una versión rudimentaria de un Zettlekasten, que es un sistema potente para la gestión del conocimiento personal (Personal Knowledge Management, o PKM), pero mis apuntes tienden a ser en su mayoría rápidos y desorganizados. Aparte de proyectos activos para los que podría querer tener una etiqueta específica (que archivo una vez completo el proyecto), únicamente suelo tener unas pocas categorías básicas con las que puedo etiquetar las cosas rápidamente... #recetas, #borradores, #letras, #salud, #personal, #ideas, #reuniones, y poco más.

Luego, en el momento en que cualquier cosa requiere cierta estructura... ¡tengo una tendencia fácil a construir una bonita base de datos alrededor de ella pasando directamente a Notion!

Alternativas:

Hay un millón de formas de abordar la escritura de notas, y todas tienen sus fortalezas. Habiendo probado muchas de ellas, lo principal que podría recomendarte es que te quedes con la que funcione mejor para ti en función de tus prioridades.

No hay decisiones buenas o malas aquí siempre que... bueno, te permita escribir texto y leerlo más tarde.

  • Google Keep o Apple Notes podrían ser la herramienta perfecta para ti. Ambas son súper potentes y fluidas entre dispositivos y navegadores web.
  • Otra opción es GoodNotes (o Notability), si eres una persona de iPad y escritura a mano. De hecho, las uso en rodajes y preproducción de películas, aunque más como un cuaderno de bocetos para anotaciones a mano sobre guiones o imágenes que como un bloc de notas real. Te permiten escribir visualmente e incluso buscar en tu escritura a mano— no puedo recomendarlos lo suficiente. Y más aún si eres una persona analógica buscando pasarse al digital.
  • Y para las personas que simplemente disfrutan de la satisfacción de escribir con un bolígrafo real sobre papel real, mi único mensaje para ti es “¡disfruta!”. Me identifico totalmente con la sensación placentera de añadir tinta mientras tacho cosas, y para la mayoría de las cosas (algo así como el 90% relevante) cumple el mismo propósito que los otros sistemas. No hay necesidad de sofisticar en exceso algo que ya funciona.
  • Sin embargo, si deseas sofisticarlo a tope, ya sea para resolver un desafío de información complejo o para gestionar mejor todo tu conocimiento de una manera conectada, podrías preferir Roam Research o el potente Obsidian, del que soy un gran fan. Es un editor de markdown con muchas posibilidades. Todo se almacena localmente en "vaults", y en forma de archivos markdown simples (así que tus datos ni siquiera dependen de Obsidian), puedes usarlo completamente gratis, y tiene una comunidad fuerte desarrollando todo tipo de plugins de código abierto para ello. Es un sistema que te permite ver cómo aparece de forma natural una interconexión de tus pensamientos a lo largo del tiempo. Si alguna vez me vuelvo más complejo en mi PKM y "Bear se me queda corto", estoy preparado para exportar todas mis notas como archivos markdown (.md) y moverlas directamente a mi vault de Obsidian. Pero... esto todavía no ha pasado. Bear 2.0 mejora básicamente el 90% de las cosas que casi me hicieron saltar de cabeza a Obsidian en la versión anterior. Y es demasiado elegante como para cambiar ahora.

Precio:

Bear 2 es una aplicación basada en suscripción, con una versión gratuita para notas locales sin sincronización entre dispositivos (pero con muy buenas características por lo demás), y si te resulta lo suficientemente útil como para usarla, entonces la versión Pro más personalizable con sincronización y otras funciones te costará alrededor de $30 al año.

Notion

Notion es probablemente el software que más ha cambiado la forma en que comparto mi capacidad cerebral con la tecnología. Lo considero mi copiloto de trabajo, o "segundo cerebro en vivo durante el trabajo focalizado". Con sus bases de datos relacionales y su estructura increíblemente adaptable, tiene el poder de transformarse y adaptarse a cómo necesitas pensar dentro de un proyecto específico, y para mí se ha convertido en una herramienta esencial para ayudar a organizar el trabajo.

Cómo la uso:

Normalmente tengo Notion abierto en segundo plano mientras trabajo en proyectos que ya tienen una estructura en funcionamiento. Lo uso para tantas cosas, desde mi web o cursos, la lista de la compra o el desarrollo de herramientas, hasta reuniones de trabajo y toda la educación.

Por ejemplo, aquí puedes ver parte de la base de datos de Notion que utilicé mientras creaba mi curso Python para Artistas de Nuke:

Cada fila de la base de datos es realmente solo otra página completa donde pude desarrollar todos los contenidos de la lección. Esta estructura recursiva y anidable es lo que le da a Notion tanta flexibilidad.

Aquí puedes ver una página donde organizo lo que estoy desarrollando (o quiero desarrollar) para una de mis herramientas:

Y aquí va otra base de datos de ejemplo, en este caso la que utilizo para organizar todos los contenidos que enseño en el Máster en Composición Digital. ¡Siempre lo tengo abierto en mi MacBook mientras estoy en clase, y cada uno de los elementos de la base de datos es una página completa que incluye todos mis contenidos para el tema!

Otro aspecto súper poderoso de Notion es la colaboración. Es, de lejos, la herramienta más amigable para la colaboración que utilizo, así que también la uso para cualquier sistema en el que necesite que otras personas contribuyan, o que requiera una estructura compleja con expresiones, relaciones y estados cambiantes.

Por ejemplo, el podcast de VFX que comencé hace poco con 3 colegas, se sirve de una página de Notion en la que todos colaboramos fácilmente.

Como ves, se trata de una bestia completamente diferente a las apps normales de tareas o notas como Things o Bear, y tiene un conjunto diferente de casos de uso. Pero me parece increíble y lo uso para infinidad de cosas en las que no tiene rival. Genial para empresas también, grandes y pequeñas.

Hay varios lugares donde puedes aprender a usar Notion de manera avanzada (para uso normal de notas y tareas diría que ni siquiera necesitas un tutorial). Mi canal favorito, con diferencia, es Thomas Frank Explains. He aprendido mucho de él y he sacado muchas ideas sobre buenas prácticas para el diseño de páginas en Notion.

Precio:

Puedes usar la versión gratuita de Notion para la mayoría de las cosas. Solo empezarás a encontrar limitaciones una vez que quieras colaborar con otros usuarios, subir muchos archivos o mantener un largo historial de cambios. Y aun así, esto costará alrededor de 8 US$ por usuario al mes para equipos pequeños, y 15US$ por usuario al mes para equipos con requisitos más avanzados. Especificaciones completas en la web de la herramienta.

 

Pero... si Notion es tan potente, ¿por qué no usarlo para todas mis notas y tareas?

En resumen: solo porque puedas, no significa que debas.

Mi primer instinto cuando empecé a usar Notion y vi lo potente que era, fue intentar crear un sistema perfecto, todo integrado, que me permitiera capturar y procesar todas mis notas, tareas y proyectos. Parecía una idea tan buena... Siendo tan flexible, quizás podría cumplir mi sueño de tener todo un segundo cerebro dentro de una sola app. ¡Tan "simple" y ordenado! Incluso hay algunas plantillas súper completas que puedes comprar en línea con este propósito, como el Ultimate Brain de Thomas Frank.

Y sin embargo, en el momento en que intenté ponerme a intentarlo (e incluso probando todas las plantillas que pude encontrar), rápidamente empecé a encontrar muchos inconvenientes ocultos de intentar usar Notion para todo:

  1. 🤖 Una página de Notion siempre se siente como una plataforma de prototipado y no como un producto acabado.
    Tienes muchísima flexibilidad para adaptar las vistas de las bases de datos y las páginas, y para hacer plantillas guays, pero al mismo tiempo nunca pierdes esta flexibilidad.
    Imagina que quieres crear tu cuaderno personal en Notion. Trabajas en él durante unas horas y pones toda la automatización en marcha. Se convierte en tu potente herramienta para tomar notas, pero seguramente tenga muchas dificultades para competir con una versión de la misma herramienta que se hubiera desarrollado desde cero con ese único propósito en mente (si existiera). Seguramente estaría más optimizada, sería más rápida, más ligera y solo tendría los botones y opciones que necesitase... reduciendo la complejidad, y probablemente centrándose más en una experiencia de usuario agradable dentro de su reducido conjunto de características.

  2. 🐌 Es lento para capturar datos y cargar la página que quieres.
    Aunque es súper potente, Notion también es bastante lento para cargar y navegar cuando lo comparamos con la mayoría de las aplicaciones más simples y locales, como Bear o Things. Tienen menos características que cargar, menos contextos de información que tener en cuenta y mantienen y trabajan con toda su información localmente en tu dispositivo, por lo que el tiempo para acceder a los datos es mucho menor. Como solo estamos hablando de unos segundos, esto no es demasiado importante para muchas situaciones (como cuando estás en un ordenador con tiempo para trabajar y concentrarte), pero sí se vuelve exponencialmente importante cuando estás en movimiento y solo quieres anotar rápidamente una idea con unos pocos clics, y sobre la marcha. No quieres esperar ni buscar nada, solo sacarlo de tu cabeza. Y para eso, "unos segundos" es algo que podemos mejorar. Y esto me lleva al tercer punto:

  3. 📡 Requiere conexión a Internet.
    Una de las mayores ventajas de Notion es también una de sus debilidades. Toda la información con la que trabajas vive en sus servidores, lo que te permite trabajar en vivo en diferentes dispositivos o colaborar con otras personas. Pero al mismo tiempo, esto significa que no podrás acceder rápidamente a la página que necesitas si te encuentras en algún sitio sin buena conexión a Internet. Metro, montaña, avión o quién sabe dónde, donde quizás quieras poder escribir cosas nuevas y navegar por tus bases de datos.

Así que para mí todo se reduce a esta pregunta, que puedes hacerte cada vez que te enfrentes a la decisión entre buscar una herramienta especializada para tu objetivo y prototiparla tú:

¿La flexibilidad que obtengo de esta potente plataforma de prototipar supera las ventajas de usar una herramienta dedicada, para este propósito concreto que tengo en mente?

...y el 90% de las veces mi respuesta a esta pregunta es "¡Pues claro!" 😃", así que lo hago en Notion. Sin embargo, también es un claro No para algunas otras cosas, como mi calendario, mis notas personales o las tareas generales.

Pero... ¿y qué pasa con la zona gris? ¿Cómo deberíamos abordar el pasar información entre diferentes programas, o elegir cuál es mejor usar para un propósito en concreto?

Cómo elegir entre Notion y una app especializada

Siempre tuve estas preguntas, pero con el tiempo se ha vuelto algo bastante natural y sencillo.

Para pensamientos no estructurados o captura de ideas sobre la marcha, hago lo siguiente:

  1. ¿Es algo para hacer o revisar cuando tengas tiempo?
    Then, I’ll just use the amazing shortcuts in iPhone or Mac to quickly capture a ToDo to Things.
    • iPhone: En mi segunda página de inicio tengo un widget de la lista de Hoy que te permite tachar tareas directamente, y tiene un botón de + para crear una nueva tarea en la bandeja de entrada. Un toque, escribes unas palabras, y otro toque para Añadir. ¡Hecho! También uso el widget de “+” en la pantalla de bloqueo, ¡así que no puedo imaginar cómo la captura rápida podría ser más rápida que eso!
    • Mac: El práctico atajo Ctrl+Espacio mostrará un popup de Things para crear una nueva tarea, ¡en cualquier momento y desde cualquier aplicación!
Este widget está directamente en mi pantalla de iOS.
El icono + es súper útil. Siempre a un clic de distancia de capturar una tarea.
...muy bien, eh.
  1. ¿Son pensamientos que estoy teniendo o una conversación para anotar, hacer un diario o guardar como referencia?
    Directo a Bear, que es otra aplicación que no escatima en widgets prácticos, en este caso para abrir una nueva nota con un solo clic. En el iPhone, en la pantalla de bloqueo, y también lo tengo asignado a opción+Espacio en Mac.

  2. ¿Es algo que tiene una fecha y hora específicas para hacer?
    Una reunión con una persona, ir al cine o un vuelo. Bien, entonces puede ir directamente al Calendario. Es importante no posponer esta programación para más tarde. En el momento en que sepas que estarás el viernes a las 5 p.m. tendrás X cosa, añadirlo al calendario digital te llevará unos 20 segundos (o menos con un atajo). En la próxima parte hablaré sobre mi calendario digital preferido.

Finalmente, para pensamiento estructurado que pertenezca a un proyecto grande/activo, lo haría en su mayoría mientras estoy sentado frente al ordenador, así que probablemente lo haré en Notion. Y como también tengo los otros programas a mano todo el rato, es muy rápido mover información entre ellos.

🔄  Ejemplo

Un pensamiento podría capturarse en Things, luego aclararse y finalmente tacharse cuando se haya completado.

Una rápida inspiración podría anotarse en Bear y luego quedarse allí a vivir como referencia (o archivarse).

Sin embargo, una idea dada podría también capturarse en Things, a modo de unas pocas palabras, luego pasar a desarrollarse en Bear como nota o colección de pensamientos, y finalmente encontrar su camino hacia la cómoda estructura de Notion, en caso de que sea algo con un lugar específico donde estar dentro de los proyectos organizados. ¡Como este artículo, por ejemplo!

Conclusión

Este ha sido un resumen de cómo y por qué uso mis principales herramientas de productividad para tomar notas, tareas y gestión de proyectos.

En la siguiente parte cubriré mis otras Armas Elegidas, que son igualmente fundamentales para mi productividad. ¡No está nada mal la tecnología!

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