Guía de Productividad AP: Los Procesos

Este post es parte de una serie de 6 artículos sobre productividad.

Si ahora mismo te confunde estar leyendo esto en el blog de un artista de VFX, te recomendaría que empieces desde la primera parte, donde te introduzco el contexto. Por lo demás, puedes ver aquí todos los artículos en orden, en caso de que prefieras saltar a una parte específica una vez que estén todas disponibles. ¡Espero que te gusten!

Tras explorar lo que significa la productividad (o lo que podría significar para ti) y mostrar mis consejos y rituales favoritos para configurar tu propio sistema (o al menos los que le propondría a mi yo del pasado), ahora hablaré de los procesos y rituales que más han influido en mis hábitos actuales. No es que sean los mejores y estoy seguro de que cambiarán con el tiempo, pero definitivamente son los que más de lejos contribuyen a mi sistema.

Solo que cualquiera de estos resuene contigo o te ayude a informar alguna decisión, ¡ya quedo satisfecho!

Bloqueo de Tiempo y Agrupación de Tareas

El bloqueo de tiempo es, con diferencia, el método de gestión del tiempo que más me ayuda, ya que reduce al mínimo la fatiga/coste de cambiar de contexto. Creo que tendemos a subestimar enormemente cuánta energía se nos drena cada vez que necesitamos cambiar de una tarea a otra. Así que siempre hago todo lo posible por agrupar las tareas relacionadas con el mismo tema o que requieren un estado mental y/o físico parecido, y luego las realizo una tras otra. Aquí van las ideas principales:

1. 📬 Agrupar los correos en franjas de tiempo muy específicas.

Aprendí esto de Tim Ferriss y cambió mi vida. Nadie morirá (muy probablemente) si no revisas y respondes a los emails cada minuto. Y hacerlo todo de una vez te ayudará a focalizar tu atención una vez y quitártelo de encima.

Bonus: Esto me permite salir y escribirlos al sol, matando dos pájaros de un tiro. ¡De hecho, noto que el sol me da una energía muy útil para el modo mental necesario para escribir correos!

2. 🧘 Largos periodos para "Focus Time" sin interrupciones.

Programo bloques de tiempo para trabajo profundo o creativo todos los días, probablemente mucho más largo de lo que la mayoría de la gente normal debería... pero realmente lo necesito por cómo soy, y tardé mucho en entender el gran impacto que esto tiene en mí.

Bonus: Literalmente tengo una tarea llamada Focus Time programada en mi calendario de trabajo para que todo el mundo pueda verla y ser consciente de las partes del día en las que no puedo tener ninguna reunión y puede que no responda a correos electrónicos o chats.

3. 🎤 ¡Modo sociable y organizativo todo de una también!

En mi caso específico, suelo preferir cambiar al "modo reunión" después de comer: cuando ya he superado la parte focalizada del día, y “el día ya está ganado cuando el punto más importante está acabado”. ¡Así que felizmente puedo cambiar al modo disperso, para hacer todas las reuniones necesarias, revisiones, llamadas, correos electrónicos, chats y demás!

Bonus: De esa forma, no solo agrupas los tipos de tarea sino también el tipo de frecuencia energética que tu cerebro necesita tener sintonizada. Energías introvertida y extrovertida focalizadas en diferentes momentos. De nuevo, seguramente esto sea excesivo para la mayoría de la gente, pero yo me temo que tengo demasiada inercia para este cambio de contexto.

4. 💧 Evitar la rigidez excesiva: abraza el flow.

Puede que tu momento más productivo para algo sea totalmente inesperado, y en esos casos siempre favorezco el estado de flow sobre “lo que dice mi plan”.

El estado de flow es escaso y valioso, así que cuando llega tiende a tomar prioridad y no me siento mal por ello. Como ahora mismo escribiendo este artículo, que no debería estar haciendo según mis planes previos para el día. Pero todo estará bien. ¡Solo reevalúa la situación después! Al final es un ciclo, así que todo correcto; ya habrá tiempo para pensar y planificar, PERO no ahora mismo. Vale, ¡volvamos al tema en cuestión!

Separar Captura, Procesado y Revisión

Nuestro cerebro es increíble, pero no es la mejor herramienta para almacenar y organizar cada pensamiento fugaz o tarea. Sobre todo porque cualquier cosa que tenemos en mente significa necesariamente un coste de oportunidad que estamos pagando por otra cosa que podríamos estar pensando en su lugar (¡o simplemente estando presentes!).

Aquí es donde entra en juego el principio de separar las etapas de captura, procesado y revisión, para que las ideas y tareas no se pierdan, pero al mismo tiempo sabes que solo les prestarás la atención que se merecen cuando llegue el momento adecuado. Y para mi esto funciona increíblemente, desde que conseguí convertirlo en un hábito.

Una implementación muy famosa de estos conceptos es el método GTD (Getting Things Done) de David Allen, para el cual puedes encontrar una guía breve aquí. Sin embargo, los puntos más importantes para mí son:

1. ✍️ Captura Todo Inmediatamente

Encuentra un sistema que te permita anotar instantáneamente cualquier idea, tarea o información que te venga a la mente... podría ser un cuaderno físico, una app digital o incluso notas de audio.

Como soy fan de lo digital, yo me aseguro de que tomar una nota o tarea nunca esté a más de un clic de distancia (¡literalmente!), se cargue rápido y ni siquiera necesite conexión a Internet. De esta forma puedes sacarla rápidamente de tu cabeza con la tranquilidad de que no la olvidarás.

En el próximo artículo profundizaré más en los pasos concretos que me gusta dar a mi para este proceso de captura.

2. 🗓️ Dedica Tiempo para Procesar y Planificar

Una vez que has capturado tus pensamientos (¡notas y tareas!), es esencial reservar momentos específicos para procesarlos. Esto significa revisar tu lista, decidir qué es accionable (y cuándo), qué necesita más información, y qué puede ser delegado, pospuesto o incluso vilmente descartado.

Personalmente tiendo a hacer esto al inicio de cada día: agendar y dedicar 10 minutos a revisar mi bandeja de entrada (o "todo lo que capturé rápidamente ayer"), decidir qué hacer con ello, y después pasar a hacer un plan para el día.

De nuevo, en la siguiente parte profundizaré más en mi procesado y planificación.

3. 🔍 Programa Sesiones de Revisión Regulares

La vida es dinámica y las prioridades cambian constantemente, por lo que las sesiones de revisión regulares pueden ayudar mucho a ver una imagen general de tu vida, asegurándote de que realmente estás trabajando en lo que es importante y que nada se cae por las rendijas.

Personalmente tiendo a hacerlas en viernes o domingo.

Como tengo bastante tendencia a la acción (o... a mirar al futuro... ok, impaciente), la Revisión es probablemente el único proceso en el que tengo que dedicar una gran cantidad de esfuerzo consciente para hacerlo y no encontrar una excusa para hacer otra cosa mejor o más divertida. Sin embargo, por las veces que he esquivado la revisión semanal durante 3-4 semanas en el pasado, solo para después descubrir que había perdido completamente el rumbo y olvidado mis prioridades... ¡no recomendaría a nadie saltársela!

Establecer Objetivos e Hitos

Los sistemas son buenísimos para hacer cosas, pero los objetivos son la brújula que guía qué cosas son más relevantes para hacer, informando nuestras acciones y decisiones diarias.

Eso es por ello que descubrí que escribir tus objetivos en la vida puede tener un efecto súper gratificante para cuando tengas dudas sobre qué tarea hacer a continuación. Una simple nota de texto puede servir, y es justo lo que yo hago. Suelo dividirlo de esta forma:

🏔️ Objetivos a largo plazo (5-10 años):

Mirar a 5-10 años en el futuro puede ayudar realmente a determinar si la dirección que has tomado en los últimos 1-2 años te está llevando (más o menos) a donde quieres ir.

Siempre intento ser consciente de que estos objetivos a largo plazo probablemente cambiarán, pero aún así los veo increíblemente útiles, y creo que pensar en ellos no como un destino sino como una brújula puede ayudar a dar un sentido de dirección a tu vida. En mi caso intento dar respuesta a preguntas como estas:

  • ¿Dónde quieres estar en 5 años?
  • ¿Qué cosas quieres estar haciendo?
  • ¿Qué te motivaría de verdad?

Y luego, nunca está de más ver cómo se alinea eso con tus acciones pasadas y presentes.

⛳️ Objetivos a medio plazo (1-2 años):

¿Qué te gustaría conseguir en el medio plazo?

Creo que la belleza de estos objetivos es que puedes apuntar bastante alto pero al mismo tiempo pueden ser desglosados en trocitos digeribles.

Un objetivo a medio plazo para mí podría ser "Quiero trabajar con mis colegas en los efectos visuales de una película de alto presupuesto" o "Quiero tener mi propia plataforma de aprendizaje en línea". Y ambos se pueden descomponer muy fácilmente en objetivos más pequeños.

💥 Objetivos a corto plazo (1-3 meses):

Soy muy fan de establecer objetivos trimestrales, ya que siento que 3 meses son un periodo de tiempo lo suficientemente amplio como para que puedas organizarte adecuadamente en torno a las diferentes acciones para lograrlo, mientras que es lo suficientemente corto como para darte un sentido de presión y poder ver el horizonte acercándose todo el tiempo.

Siempre tengo algunos objetivos trimestrales, y personalmente me gusta hacerlos coincidir con el año natural. Así que los nuevos trimestres empiezan en enero, abril, julio y octubre.

Por cierto, hoy es 30 de septiembre y uno de mis objetivos para este trimestre era terminar un sistema de productividad y publicar algo al respecto, ... así que puedes ver cómo la presión añadida para completar algo puede hacer maravillas.😄

Otro efecto secundario interesante de esta organización trimestral es que "sólo puedes planificar tu trimestre cuando comienza, así que ya puedes planificarlo bien y luego más te vale ceñirte al plan durante los siguientes 3 meses hasta que vuelvas a planificar". Esto tiene un efecto de límite de tiempo en mi y elimina la necesidad de evaluar constantemente si lo que estoy haciendo es importante o no.

Si esto te suena interesante y quieres más ideas sobre cómo desglosar un objetivo trimestral en elementos accionables (proyectos y tareas), hay un concepto curioso llamado QMWD (Quarter → Month → Week → Day).

 

Así que, para resumir:

Los objetivos a largo plazo informan los objetivos a medio plazo, que a su vez informan los objetivos a corto plazo, que probablemente puedas traducir en proyectos y tareas concretas en los que puedas actuar.

Tratar tu cuerpo como tu hardware
...y asegurarte de que está optimizado

Tratar al cuerpo con el respeto y el cuidado que se merece es algo que me asombra constantemente por cómo no sólo contribuye al bienestar físico, sino que, lejos de ello, está muy vinculado a la eficacia profesional y a la calidad del trabajo que me veo capaz de entregar.

Me atrevería a decir que es una de las herramientas de mayor palanca que tengo para optimizar la productividad en el trabajo. Así que incluso cuando alguna tarea parece puramente abstracta, o sólo de pensar o "cosas del cerebro", siempre me sorprende ver cuánto efecto tiene sobre ella el estado del cuerpo (y viceversa).

"Mucha gente piensa que tiene un problema de software cuando en realidad tienen un problema de hardware".

George Mack (Modern Wisdom)

Algunas de las áreas principales a las que intento prestar mucha atención alrededor de la salud son las siguientes (spoiler: nada nuevo):

1. 😴 Dormir

El sueño es mi base no negociable para un funcionamiento óptimo del cerebro, y puedo sentir cómo crea un ciclo de retroalimentación positivo: dormir mejor lleva a una mayor productividad y viceversa.

Mi ritual pre-sueño incluye reducir la sobrecarga de información (noticias, redes sociales, etc.), minimizar la exposición a la luz azul y asegurarme de tener una cena ligera y/o temprana, para que mi cuerpo pueda concentrar toda su energía en dormir cuando llega el momento.

Este período de descompresión me ayuda a hacer la transición del modo activo al de descanso y a preparar la mente para dormir. Intento encarecidamente mantener un horario de sueño constante. Una herramienta muy guay y conveniente que llevo utilizando todos los días desde 2018 es el Oura ring, que trackea muchos parámetros (oxígeno, movimiento, frecuencia cardíaca y variabilidad, etc) y analiza los patrones de sueño sin que tenga que hacer nada en absoluto (excepto cargarlo una vez a la semana...), y esto más veces de las que me esperaría me ayuda a tener información sobre cualquier ajuste que podría ser útil plantearme hacer en los hábitos... o más comúnmente, detectar cosas que realmente empeoran mi sueño y que quizás ni se me habrían ocurrido de otra forma. Soy consciente de que esto es completamente innecesario, y hay mil alternativas en el mercado (incluyendo la mayoría de relojes inteligentes) si acaso quieres probar a trackear algunos parámetros del sueño para ver si hacerlo te aporta alguna utilidad.

También he jugado con muchos otros parámetros para dormir lo mejor posible, desde sauna hasta un ambiente fresco y completamente oscuro, pasando por diversas formas de promover la respiración nasal y potencialmente mejorar el flujo de oxígeno al cerebro durante el sueño.

Otro tema que me intriga y sobre el que he leído bastante en el pasado es la conexión a tierra (o "grounding"), que es la práctica de asegurar una conexión eléctrica real del cuerpo a la tierra (¡sí, incluso hay evidencia científica de que podría ser útil y hemos estado conectados a tierra durante la mayor parte de nuestra evolución! 1 2 3 4 ). Para el caso de dormir, ya que hay bastantes cacharros a la venta que te conectan a tierra, y ya pasamos una gran parte del día en la cama, pensé que sería una intervención súper fácil y nada intrusiva en mi vida... y además, sin coste recurrente de energía o dinero y sin inconvenientes en caso de que no sirviera para nada. Así que, ¡por qué no! A lo tonto, llevo los últimos 5 años conectado a tierra al menos 1/3 del tiempo sin siquiera pensarlo.

Volviendo al sueño, cada persona es diferente, pero personalmente me encanta jugar con cualquier variable que esté bajo mi control, así que me orgullosamente me considero un buscador del sueño perfecto (lo cual no siempre es posible, ¡pero no hace falta estresarse! Tendremos una nueva oportunidad básicamente esta noche…).

2. ☀️ Sol

La luz solar tiene un impacto grande en mi energía y estado de ánimo. Intento buscar exposición a la luz por la mañana todos los días que puedo, y priorizo hacer las videollamadas al aire libre siempre que me es posible (cuando son solo de hablar y no mirar cosas), para absorber un poquito más de sol.

Cuando trabajaba a tiempo completo como compositor digital de cine, la luz solar era un lujo escaso, así que ahora la valoro más que nunca y noto un efecto positivo sustancial en mis niveles de energía.

3. 🔄 Ritmos circadianos

Esto es principalmente resultado de combinar los dos puntos anteriores. Intentar alinear y reforzar los ritmos circadianos naturales (o patrón de sueño-vigilia) ha mejorado mi separación entre los modos de descansar y de trabajar.

Puedo sentir claramente como cuanto más descansado es el modo de descanso, más productivo se vuelve el modo de trabajo. ¡Se refuerzan mutuamente!

4. 🏃 Movimiento complejo

El movimiento complejo siempre ha sido uno de mis principales catalizadores para el razonamiento creativo y lógico.

Ya sea escalada, parkour o deportes sociales como el tenis, pádel, o incluso habilidades sin el componente deportivo como el piano o la batería, el movimiento complejo es un impulsor central para mi bienestar, y es de hecho mi forma preferida de meditación. También lo uso como una oportunidad perfecta para socializar, disfrutar de la naturaleza y salir del Modo Robot 🤖

Apunto al menos a 3 o 4 sesiones por semana de actividades complejas y divertidas, y este es el mínimo absoluto.

5. 🏋️ Ejercicio de alta intensidad

La otra pieza del puzzle (para la cual la anterior a veces puede ser suficiente pero no siempre) es asegurar que haya al menos un poco de ejercicio de alta intensidad en algún momento de la semana.

No me estreso más de la cuenta por esto, ya que en mi caso ya puedo notar cómo algunos sprints, un poco de físico o simplemente unos minutos dentro de mis deportes donde intento empujar un poco al límite (cualquier cosa como unas dominadas durante la escalada, o saltos durante el tiempo al aire libre), ya es una buena contribución para mantener y/o ganar fuerza.

Además esto tiene en mi el efecto de un "hard reset", donde cualquier estrés relacionado con el trabajo rápidamente cae en su contexto real.

El ejercicio de alta intensidad es algo que recomendaría muchísimo (incluso aunque sean sesiones cortas unas pocas veces a la semana) para cualquier persona como yo pase muchas horas en una silla, y a la vez le apasione ese trabajo en una silla.

6. 🥘 Nutrición

Aunque no me extenderé en este tema, es una pieza tan crítica (al menos en mi caso) que no puedo terminar esta parte sin mencionar el tema de la Nutrición, ya que es el combustible que alimenta tu motor personal y profesional, y al igual que otras variables tiene un efecto mucho más fuerte de lo que jamás habría imaginado, esta especialmente a largo plazo.

Me inclino hacia alimentos con una alta densidad de nutrientes, bajos en antinutrientes y mínimamente procesados, y priorizo productos locales cultivados/crecidos sin muchos químicos. Sé que todo esto suena obvio, pero es complicado si realmente intentas priorizarlo, especialmente en esta industria donde hacer jornadas largas es algo que, lamentablemente, puede ocurrir.

Y sin embargo, ha valido la pena cada grano de energía que he invertido en él a pesar del desafío. Personalmente, el esfuerzo por mantener una dieta limpia y equilibrada se traduce en niveles de energía sostenidos, y mayor concentración y bienestar general.

En el último artículo de la serie mencionaré algunas referencias e inspiraciones propias sobre este tema.

Ordenar tus cosas por accionabilidad

Este ha sido un principio súper transformador para mí en todo el ámbito de la productividad, especialmente cuando se trata de organizar tu entorno: archivos digitales, notas, tareas, programas, pero también útil para el entorno físico que te rodea.

"Ordenar tus cosas por accionabilidad" es una frase que toma muchas formas, pero esta es mi favorita. Mi mayor inspiración para entender y aplicar este concepto ha sido Tiago Forte, con su metodología PARA (ha escrito dos libros y ambos son buenísimos).

PARA Framework

En resumen, PARA es un marco para organizar tu información digital, de manera que la ordenas en:

  • 🚀 Proyectos: Cosas a corto plazo súper accionables en las que deberías estar enfocándote la mayoría del tiempo. Un proyecto podría ser terminar una entrada de blog, organizar un viaje o configurar tu nuevo escritorio.
  • 🎩 Áreas: Las "secciones de tu vida", o ámbitos de responsabilidad continuada. Podría ser la familia, finanzas, trabajo o salud. Un área no es tan inmediata como un proyecto activo, pero aún así es algo que siempre quieres tener cerca, ya que siempre te es relevante.
  • 🔧 Recursos: Toda la información, herramientas o cosas que te interesan o podría resultarte útil tener a mano en algún momento en el futuro. Simplemente, no está del todo claro cuándo o para qué lo vas a necesitar, ya que no están vinculados a un proyecto activo ni a un área principal de tu vida. Los recursos podrían ser música, tenis, matemáticas, ciencia o cualquier otro tema sobre el que te sea útil guardar información o pensamientos.
  • 🗄️ Archivo: Lo más y menos importante al mismo tiempo. Es el lugar para todo lo que ya no es relevante. Proyectos completados, áreas que dejaron de serlo o incluso recursos que ya no te interesan o se han vuelto obsoletos. Tener un lugar claro para tus archivos es lo que te dará tranquilidad para poder sacar cualquier cosa, en cualquier momento, de tu cabeza, mientras que a la vez sabrás que seguirá ahí en caso de que día necesites recuperarla o acceder a cualquier parte.

PARA es la forma en que Tiago recomienda organizar tus archivos, notas y otra información digital, y la que mejor le funciona: literalmente en carpetas o categorías llamadas Proyectos, Áreas, Recursos y Archivos, dentro de tu disco duro, tu almacenamiento en la nube, aplicaciones de notas y tareas, y demás.

Sin embargo...

En mi caso, esto acabó tomando una forma bastante distinta (que explicaré algún día). Sin embargo, Tiago también deja claro que esto es muy personal y que el punto más importante es el conjunto de principios que va por debajo.

Como ves, "ordenar tus cosas por accionabilidad" básicamente lo resume todo: se trata de asegurarte de que frente a ti solo tienes las cosas que necesitarás a corto plazo, y las herramientas e información que necesitarás para actuar en consecuencia. En otras palabras, las cosas más accionables. Y las cosas que no lo son tanto, las guardas en un lugar accesible pero que no obstruya tu visión inmediata, permitiéndote enfocarte en lo que importa. ¿Ves cómo todo está conectado? Cuantas más nociones aprendo, más me fascina lo simple, bonito e interconectado que realmente está todo.

Estoy aplicando estos conceptos a diferentes áreas de mi vida y no solo a la información digital. También podrían ser útiles en otros contextos: desde la forma de organizar la ropa en tu armario, las facturas, dónde guardar tus libros, aparatos, ¡o incluso la vajilla de la cocina!

Conclusión

Estos son algunos de los procesos más importantes que sigo para aspirar a la productividad. Como puedes ver, todos son independientes de cualquier herramienta o medio, y en su lugar los veo como guías de principios para tratar de mantenerme feliz y productivo.

En la siguiente parte, sin embargo, me adentraré en los detalles específicos de las herramientas que me gustan y uso actualmente, así como en las razones que me llevaron a decidir usarlas en lugar de otras alternativas. Esta será probablemente la elección más personal de la serie, ¡pero leer sobre las razones de mis elecciones quizás podría ayudarte de alguna forma a pensar en las tuyas!

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